Czy wymagana jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych kandyd

Kiedy rozpoczyna się proces rekrutacji wymaga się od kandydata podania niektórych danych osobowych.

Pracodawca zgodnie z art. 221 § 1 Kodeksu pracy, ma prawo na pozyskanie następujących danych od kandydata:

1. Imię (ewentualnie imiona) i nazwisko.
2. Imiona rodziców.
3. Data urodzenia.
4. Adres zamieszkania (ewentualnie adres do korespondencji).
5. Wykształcenie.
6. Przebieg zatrudnienia.

Ponadto, Ustawa o ochronie danych osobowych (art. 23 ust.1) mówi o tym, że przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne tylko w kilku, wymienionych w ustawie, sytuacjach. Do nich należy między innymi realizacja umowy między właścicielem danych osobowych a osobą prawną lub fizyczną.

Kiedy zgoda na przetwarzanie danych jest konieczna, a kiedy nie

Jeśli pracodawca potrzebuje danych osobowych określonych w kodeksie (wymienione 6 punktów powyżej), niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgoda kandydata nie będzie mu potrzebna. Jeżeli wymagalny zakres danych osobowych został poszerzony np. o adres e-mail, numer telefonu lub inne, zgoda ich właściciela jest wymagana.

W danej działalności gospodarczej, pracodawca może mieć także wprowadzone własne przepisy szczególne, które mogą dotyczyć dodatkowych informacji o pracownikach. Na ich podstawie, pracodawca będzie miał prawo uzyskania ich bez konieczności posiadania zgody na ich przetwarzanie.

Zakres i definicja przetwarzania danych

Poprzez wyrażenie „przetwarzanie danych” rozumie się wszystkie operacje związane z wykorzystaniem danych osobowych. Tymi operacjami może być: archiwizowanie, zbieranie, zmienianie, udostępnianie, usuwanie lub wiele innych.

Dla pracodawcy najwygodniejszym rozwiązaniem jest wymaganie, by podczas procesu rekrutacji na CV znajdowała się zgoda na przetwarzanie danych osobowych.

Zgodę tą może również egzekwować w specjalnych kwestionariuszach osobowych, które tworzone są na potrzeby rekrutacji. Po zakończeniu procesu rekrutacji, dane osób, które nie zostały przyjęte powinny zostać zniszczone. Jeśli pracodawca natomiast chce przechować dane (np. w celu wykorzystania ich w przyszłej rekrutacji) powinien otrzymać na to zgodę od ich właściciela.